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Text File  |  1996-09-21  |  36.1 KB  |  1,025 lines

  1. CTC Sales System             Version 2.4c               09/21/96
  2.  
  3.                          General Description
  4.                          ===================
  5.                               
  6. CTC is a specialized point of sales system. It is special and unique
  7. because is offers a sales system to antique stores, consignment shops
  8. and specialty shops whose inventory in not replenished. It was developed
  9. for the Cornish Trading Company of Cornish Maine and is now offered
  10. commercially to any who would like to automate their sales process.
  11.  
  12. CTC can handle a store of 500 booths, process charge cards (VISA, Master
  13. Card, American Express and Discover), checks as well as cash, has a
  14. layaway feature for partial payments, end of the day cash drawer
  15. balancing, optional owner operation of the system for additional
  16. functionality and features.
  17.  
  18. To start the CTC Sales System, type CTC at the DOS prompt.
  19. Options:  /o for owner options
  20.           /t for no print
  21.  
  22. Example: CTC [/o] [/t].
  23.  
  24. If you have any questions, comments or requests, please use the form
  25. supplied with this manual or write the author.
  26.  
  27. Service On Systems
  28. 47 Carlyle Road
  29. Portland Maine  04103-3427
  30.  
  31. Internet:           TaddS@aol.com
  32. America Online:     TaddS
  33.  
  34.  
  35.                         DISCLAIMER OF WARRANTY
  36.                         ======================
  37.  
  38. This software and manual are provided "as is" and without warranties as
  39. to performance or merchantability. Distributors of this software may
  40. have made statements about this software, any such statements do not
  41. constitute warranties and should not be relied on by the recipient.
  42.  
  43. This software is provided without any express or implied warranties
  44. whatsoever. Because of the diversity of conditions and hardware under
  45. which this software may be used, no warranty of fitness for a particular
  46. purpose is offered. The user is advised to test this software thoroughly
  47. before relying on it. The user must assume the entire risk of using this
  48. software. The author assumes no liability relating to any use of the
  49. software.
  50.  
  51.  
  52.                           LICENSE AGREEMENT
  53.                           =================
  54.  
  55. Your use of this package indicates your acceptance of the following
  56. terms and conditions:
  57.  
  58. 1. Copyright: These programs and the related documentation are
  59. copyright. The sole owner is Tadd Stuart. You may not use, copy, modify,
  60. or transfer the programs, documentation, or any copy except as expressly
  61. provided in this agreement.
  62.  
  63. 2. License: You have the non-exclusive right to use any enclosed program
  64. only on a single computer at a time. You may load the program into your
  65. computers temporary memory (RAM). You may physically transfer the
  66. program from one computer to another, provided that the program is used
  67. on only one computer at a time. You may not distribute copies of the
  68. complete package or the accompanying documentation to others. You may
  69. not decompile, disassemble, reverse engineer, modify, or translate the
  70. program or the documentation. You may not attempt to unlock or bypass
  71. any copy protection utilized with the program. All other rights and uses
  72. not specifically granted in this license are reserved by Tadd Stuart
  73. and/or Service On Systems.
  74.  
  75. 3. Back-up and Transfer: You may make one (1) copy of the program solely
  76. for back-up purposes. You must reproduce and include the copyright
  77. notice on the back-up copy. You may transfer the product to another
  78. party only if the other party agrees to the terms and conditions of this
  79. agreement and completes and returns a registration card to Service On
  80. Systems. If you transfer the program you must at the same time transfer
  81. the documentation and back-up copy or transfer the documentation and
  82. destroy the back-up copy.
  83.  
  84. 4. Terms: This license is effective until terminated. You may terminate
  85. it by destroying the program, the documentation and copies thereof. This
  86. license will also terminate if you fail to comply with any terms or
  87. conditions of this agreement. You agree upon such termination to destroy
  88. all copies of the program and of the documentation.
  89.  
  90.  
  91.                             Installation
  92.                             ============
  93.                               
  94. Installing the CTC Sales System is very simple by following the
  95. following steps.
  96.  
  97.    Insert the installation diskette into the appropriate disk drive. 
  98.    (A or B)
  99.   
  100.    Type A: and press [Enter] (Type B: if you have inserted the 
  101.    diskette into drive B)
  102.   
  103.    Follow the simple prompts to install the system to your target 
  104.    hard drive.
  105.   
  106.    Note: Help is available during the installation by pressing
  107.  
  108.    F1 at any time.
  109.  
  110.                              Guided Tour
  111.                              ===========
  112.  
  113. To start the CTC Sales System
  114. =============================
  115.  
  116. At the DOS Prompt, enter CTC /o and press [Enter]
  117.  
  118. You are presented with the system's main menu. Use the left and right
  119. arrow keys to move the selection bar from one item to another.
  120.      
  121. Press the letter 'F' to see a list of choices associated with the File
  122. selection.
  123.      
  124. Press the [Esc] key to close the File selections.
  125.      
  126. Press the letter 'E' to see a list of choices associated with the Edit
  127. selection.
  128.      
  129. Press the [Esc] key to close the Edit selections.
  130.  
  131. Press the letter 'R' to see a list of available reports
  132.  
  133. Press the [Esc] key to close the Report selections.
  134.  
  135. Press the letter 'H' to see a list of choices associated with the Help
  136. selection.
  137.      
  138. Move the selection bar down to the word Index and press [Enter]
  139.      
  140. Press the [Esc] key to return to the menu.
  141.  
  142. Press the [Esc] key one more time to return to the main menu selections.
  143.      
  144.      
  145. To enter a sale
  146. ===============
  147.      
  148. At the main menu of selections, press the letter 'S' or move the
  149. selection bar to the Sale option.
  150.  
  151. You will be presented with the Item Entry form. It is on this form that
  152. each item is entered, one per line.
  153.      
  154. Enter the following items in the fields provided using the Tab,
  155. Shift-Tab, Enter keys to move from field to field. 
  156.  
  157. Booth Item  Description    Price  Tax Disc 
  158.  XXX   12B  GLASS VASE     12.00   N   N 
  159.  XXX   13J  CHAIR         132.45   Y   Y
  160.   
  161. Press F10
  162.   
  163. You will be presented with the Sales Entry form.
  164.   
  165. Select CHECK my pressing the [down arrow] key 1 time followed by the
  166. [Enter] key.
  167.      
  168. Enter 1123 in the Reference number field indicating the number on the
  169. check.
  170.  
  171. Press the [Enter] key to proceed to the Tax ID field.
  172.   
  173. Press [Enter] again to proceed to the Dealer's Name field.
  174.   
  175. Press F10 to proceed to the Change Calculator.
  176.  
  177.                               
  178. Processing the money
  179. ====================
  180.  
  181. You should now be on the Change Calculator form. This is the last form
  182. before the invoice is printed.
  183.  
  184. Enter 150.00 in the Received field and press the [Enter] key.
  185.  
  186. You will be asked if the information is correct and see the amount of
  187. change to be returned to the customer.
  188.  
  189. Press [Enter] to print the invoice. (Be sure your printer is on before
  190. pressing [Enter])
  191.  
  192. Once the invoice has been printed, you will be returned to the system's
  193. main menu and are ready for the next sale.
  194.  
  195.  
  196. Balancing
  197. =========
  198.      
  199. Press the letter 'B' from the main menu to be presented with the Balance
  200. Worksheet. It is here that you will balance your cash drawer at the end
  201. of the day.
  202.      
  203. Reenter the value displayed in the entry field and press the [Enter] key
  204. to proceed to the Initials field.
  205.      
  206. Type in your initials. (If you entered 2 letters instead of 3, press the
  207. [Enter] key)
  208.      
  209. You should see the word "Balanced" indicating that your cash drawer
  210. matches the sales for the day.
  211.  
  212. Press [Enter] to honor the figures displayed.
  213.  
  214. You should now be back on the main menu.
  215.  
  216.  
  217. End of the Tour Suggestions
  218. ===========================
  219.  
  220. You have completed the basic tour of this system and have processed your
  221. first sale. Experiment with some of the other options.
  222.   
  223. Explore the on-line help.
  224.   
  225. Select some of the other options to see what they have to offer pressing
  226. the F1 key at all times to get individual help.
  227.      
  228. Try another sale with different options.
  229.      
  230. Enter your phone number in the Tax ID field on the Sale Entry form then
  231. enter your own company information in the Address Entry form displayed.
  232.      
  233. READ THIS MANUAL!
  234.      
  235. NOTE: Your tour and experimentation will have created some files which
  236. will need to be deleted before you use this system for your first actual
  237. day in the store. To delete these files, enter DEL *.SDF and press the
  238. [Enter] key. The daily sales are named by the day of the week (first
  239. three characters) with the file extension of .SDF. Examples: TUE.SDF,
  240. WED.SDF etc.. (simulated in unregistered version)
  241.  
  242. Have fun!
  243.  
  244.                            Menu Selections
  245.                            ===============
  246. File|Export (owner option)
  247.  
  248. This will allow you to select and transfer the daily sales to a single
  249. file for importing into a common database. You will be allowed to select
  250. which drive you wish to save the resulting exported file. Select the
  251. drive by moving the selection bar to the desired drive and press enter.
  252.  
  253. You will then be shown a list of sales files. Select those files that
  254. you would like to copy by pressing the enter key for each file. An '*'
  255. will appear next to the selected file indicating it has been chosen.
  256. When all the files have been selected, press F10 to begin the copy.
  257.  
  258. File|View
  259.  
  260. This selection will display the current day's sales in column fashion.
  261. This will allow you to review the sales for the day. The viewer allows
  262. you to scroll up and down through the file as well as move left and
  263. right.
  264.  
  265. Basic keys for movement within the viewer: PgDn, PgUp, RightArrow,
  266. LeftArrow, Up Arrow, Down Arrow
  267.  
  268. F1 will display all keys available within the viewer.
  269.  
  270. File|Execute (owner option)
  271.   
  272. This will allow you to execute any DOS command directly from this
  273. program.
  274.  
  275. File|Directory
  276.  
  277. This selection will display a list of files in the current directory.
  278. The default initial option is *.SDF which would display all sales files.
  279. To see a list of all the files, change *.SDF to *.* .
  280.  
  281. NOTE: These files contain the sale information for the day. These files
  282. can be edited with the supplied editor to correct mistakes in an invoice.
  283. The only requirement is that you DO NOT change the column alignment of
  284. the information. Make sure that you are typing in overstrike mode and
  285. not insert mode.
  286.  
  287. File|DOS Shell (owner option)
  288.  
  289. This selection will temporarily leave the sales system and present you
  290. with a DOS prompt which will allow you to perform DOS commands directly.
  291. See your DOS manual for details.
  292.  
  293. NOTE: Remember to type EXIT to return to this program since the current
  294. sales system is suspended while you are out in DOS.
  295.  
  296. File|Register
  297.  
  298. This is where you will enter your registration number which converts
  299. the CTC Sales System into a full registered edition.
  300.  
  301. File|Exit
  302.  
  303. The selection will leave the sales system and return you to DOS.
  304.  
  305. Edit 
  306.  
  307. NOTE: This function is only available under the owner's option owner's
  308. option Edit Booths This selection will allow you to control your booth
  309. assignments. This is important since the sales entry form uses this file
  310. for preloading the seller's name from the booth number entered.
  311.  
  312. NOTE: Please try to keep the file in sorted sequence by booth number.
  313.  
  314. NOTE: If your list of booths exceeds the maximum number allowed, you
  315. will receive an error message when entering the sales system. Feel free
  316. to contact the author if you need availability of more booths.
  317.  
  318. NOTE: You can view a list of your current booth assignments by pressing
  319. ALT-B.
  320.  
  321. Edit|Configuration
  322.  
  323. This selection will allow you to control your setup of this program. The
  324. controls are:
  325.  
  326.      Company        Your company name
  327.      DailyCash      The amount of daily cash to start the day
  328.      Printer        The name of your particular printer
  329.      StateTax       The state tax percentage for your state
  330.  
  331.     Sample Configuration File:
  332.     
  333.     [CTC]
  334.     Company=THE CORNISH TRADING COMPANY
  335.     DailyCash=120.00
  336.     Printer=HPLJSII
  337.     StateTax=0.0600
  338.     MsgHlpName=CTC.HLP
  339.     TcxlAtrMapSet=0
  340.     Current=1086
  341.     Starting=1053
  342.     TcxlMou=On                        [On=Mouse enabled Off=Mouse disabled]
  343.     PlainInvoice=Y                    [Y=Plain paper  N=Preprinted form]
  344.     Address1=Main Street
  345.     Address2=Cornish Maine 04020
  346.     Address3=Phone: (207) 625-8387
  347.     Discount=10
  348.     Discount Min=10
  349.     Discount Display=D                [D=Display discount  H=Hide discount]
  350.     VISA=5.00
  351.     MC=5.00
  352.     DSCVR=5.00
  353.     AMEX=5.00
  354.     Registration=nnnnnnnnnn        [your registration number when registered]
  355.     Surcharge=0.01              [overall surcharge applied all sales]
  356.     ChargeOnDiscount=N
  357.  
  358.  
  359. NOTE: For a complete list of printers available, enter the following
  360. command at the DOS prompt with in the CTC subdirectory. DIR *.PRTPRT
  361.  
  362. Edit|Invoice (owner option)
  363.  
  364. This selection will allow you to control the invoice numbering. Current
  365. indicates the current invoice number. The Starting indicates the
  366. starting invoice number at the beginning of the day.
  367.  
  368. Edit|Surcharges (owner option)
  369.  
  370. This selection will allow you to establish surchange percentages for
  371. each credit card in the system. These surcharges will be used to
  372. determine the deduction amount of the final sales of each booth.
  373.  
  374. Balance (owner option)
  375.  
  376. This selection displays the end of the day daily worksheet. It is here
  377. that you verify the days sales with the cash remaining in the cash
  378. drawer. If you are selecting balance from the edit menu, you will be
  379. shown all the balance information collected for the day in column
  380. fashion.
  381.  
  382. NOTE: To print the resulting balance form, press Alt-P.
  383.  
  384. Edit|Today's Sales (owner option)
  385.  
  386. This selection will allow the owner to make corrections to the sales
  387. that have not yet been exported to the sales database. Extreme caution
  388. should be taken not to change the position of the information. To prevent 
  389. movement of the information, place the edit session into OVERSTRIKE mode
  390. by pressing the Insert key before making changes. This will toggle the
  391. INSERT mode into OVERSTRIKE mode which allows changes in place without 
  392. pushing the information to the right.
  393.  
  394. Help
  395.  
  396. This selection will give you access to all on-line help available within
  397. this system. The categories of help are: Topics Index Keyboard Basic
  398. Skills About
  399.  
  400.  
  401. Reports|Daily (owner option)
  402.  
  403. This will produce a daily sales report for each booth for the date
  404. indicated in the search criteria. 
  405.  
  406. You can also indicate if you would like page breaks between booths 
  407. or just a continuation report with no page breaks (default).
  408.  
  409. Reports|Bi-Weekly (owner option)
  410.  
  411. This will produce a similar report as the daily but the search criteria
  412. includes a date range and optionally a booth number. The default for booth
  413. number is "ALL" indicating all booths are to be reported on.
  414.  
  415. The date ranges are not limited to a bi-weekly schedule.
  416.  
  417. Reports|Snapshot
  418.  
  419. This will produce a quick report showing how the day sales are doing.
  420. It is in the format of the invoice with subtotals after each booth.
  421. The report is viewed first which can be printed from within the
  422. viewer (P).
  423.  
  424.                              Information Needed
  425.                           ==================
  426.  
  427. Item Entry Form
  428. ===============
  429.  
  430. Booth
  431.  
  432. Enter the booth number where the item was obtained for purchase. There
  433. can be several booth numbers involved in a complete sale. For a list of
  434. current booth assignments, press ALT-B.
  435.  
  436. The booth number is used to obtain Seller's name. See also Seller.
  437.                               
  438.      Example: 7B
  439.  
  440. Item No 
  441.  
  442. Enter the unique identification number of the item being sold. Enter
  443. "N/A" if the information is not available.
  444.  
  445.      Example: 123B1
  446.  
  447. Description
  448.  
  449. Enter a brief description for the item being sold.
  450.  
  451.      Example:  GLASS FLORAL VASE
  452.  
  453. Price
  454.   
  455. Enter the price of the item being sold. The amount should include the
  456. decimal point unless the amount is a whole dollar amount. If the item is
  457. a whole dollar amount, then only the dollar value needs to be entered
  458. without the decimal point or cents.
  459.  
  460.      Example:  123.25
  461.                125
  462.  
  463. Sales Tax Exempt 
  464.  
  465. Choices are 'Y' = Yes and 'N' = No
  466.  
  467. If a dealer is buying an item for resale in another store, he/she may be
  468. exempt from sales tax. If so, enter 'Y'. A 'Y' would eliminate the
  469. calculation of a sales tax on this particular item. See also:
  470. Configuration
  471.  
  472. Dealer Discount
  473.  
  474. Please indicate if the buyer is being offered a 10% discount with the
  475. item being purchased. Enter 'Y' if the buyer is being offered one or 'N'
  476. if not. If you leave the field blank, a default of 'N' will be recorded
  477. on the discount.
  478.  
  479. NOTE: Discounts are not allowed on charge card purchases or items of
  480. $10.00 or less.
  481.  
  482. To cancel the discount, reenter a discount of 'N'.
  483.  
  484.  
  485. Sales Entry Form
  486. ================
  487.  
  488. Paid by Code
  489.  
  490. Select the appropriate method of payment method of payment. Use the
  491. arrow keys to move the selection bar followed by the enter key to select
  492. the method. Your selection will then be displayed in the paid by field.
  493.  
  494.  Choices:
  495.    CASH      if payment is by cash
  496.    CHECK     if payment is by personal check
  497.    VISA      if payment is with a VISA Charge Card
  498.    MC        if payment is with a Master Charge Card
  499.    DSCVR     if payment is with a Discover Card
  500.    AMEX      if payment is with an American Express Card
  501.  
  502. Reference No
  503.  
  504. Enter the following based on the payment method selected.
  505.  
  506.     CHECK - Enter the check number being used to pay for the items 
  507.     VISA  - Enter the VISA card number 
  508.     MC    - Enter the Master Card number 
  509.     DSCVR - Enter the Discover Card number 
  510.     AMEX  - Enter the American Express Card number
  511.  
  512.  
  513. Seller (internal)
  514.  
  515. This is the person associated with a booth where the item was obtained.
  516. The name will be carried on the item for purposes of reporting.
  517.  
  518. Please note the special ~ character used to separate the last name and
  519. the first name.
  520.  
  521.      See also Edit.
  522.  
  523. Date Sold (internal)
  524.  
  525. This date is preloaded with the current date current date. If the date
  526. is printing as 01/01/80, this indicates that the computer's internal
  527. clock internal clock has not been set. See your MS-DOS manual for
  528. setting the date.
  529.  
  530. Tax ID No
  531.  
  532. This is an optional field to enter the unique Tax ID Tax ID of a
  533. registered dealer. A database of existing dealer's is maintained by this
  534. system. If a match on the number is found within the database, the
  535. associated name will be displayed in the dealer's name field. If a
  536. number is not found in the database, then an address window will be
  537. displayed to allow you to enter the dealer address information.
  538.  
  539.     Press Alt-N to display a list of names.
  540.  
  541. Buyer
  542.  
  543. Please enter the name of the buyer of the item being sold. If a Tax ID
  544. ID number was entered, then this field will most likely be preloaded
  545. with the name associated with the dealer number.
  546.  
  547.     Format:  LastName, FirstName
  548.  
  549.     Press Alt-N to display a list of names.
  550.  
  551.     Tech Tip:
  552.     
  553.     If you enter any text in the name field, then the list will be
  554.     reduced by those names that contain the text entered.
  555.  
  556.      See also: Tax ID No
  557.  
  558.  
  559.  
  560. Change Calculator
  561. =================
  562.  
  563. Amount Received
  564.  
  565. Enter the amount of payment applied for the items being purchased. The
  566. amount of change due will be calculated for you based on amount received
  567. minus total amount due. If the amount received is less than the total
  568. amount due, the sale will be considered for a Layaway program. See
  569. Layaway for the rules that apply to this program.
  570.  
  571.      Example:  Total Amount        135.00
  572.                Received Amount     140.00
  573.                Change Due            5.00
  574.  
  575.   Layaway
  576.    1. The minimum purchase amount must be at least $50.
  577.    2. The amount received must be at least 20% of the total
  578.       amount due.
  579.    3. The balance of the layaway is due in 30
  580.       days from the date of purchase.
  581.  
  582.  
  583. Balance Form
  584. ============
  585.  
  586. Cash Total
  587.  
  588. The amount displayed indicates the total discounted cash sales plus the
  589. daily cash amount. Count the cash in the cash drawer and reenter the
  590. value in this field. Your total cash should cause the Total Amount to
  591. match the Total Receipts Income.
  592.  
  593. Deposit
  594.  
  595. The amount to deposit should be the Total Amount less Daily Cash.
  596.  
  597. Initials
  598.  
  599. Enter your initials as the person who balanced the end of the day.
  600.  
  601. Basic Skills
  602. ============
  603.  
  604. Sales are entered into the Item Entry form. Here you enter Booth, Item,
  605. Item Description, Price, Tax Exempt indicator, Dealer Discount Dealer
  606. Discount indicator. You can move all around the Item Entry Item Entry
  607. form using Tab, Shift-Tab, and the arrow keys.
  608.  
  609. Once all items have been entered, press F10.
  610.  
  611. You will then be presented with the Sale Entry form. Select Payment
  612. Method (CASH,CHECK,VISA,MC,DSCVR,AMEX), enter reference number (Check #,
  613. Charge Card #), Tax Id number , name of the buyer.
  614.    
  615. Pressing enter from the buyer's name field will bring up the Change
  616. Calculator.
  617.    
  618. Enter the amount received for the purchase and return the displayed
  619. Change Amount if necessary.
  620.    
  621. You will be asked if the information is correct with a default answer of
  622. 'Y'. If you press enter, the sale will be recorded and the invoice will
  623. print. If you enter 'N', you will be allowed to change in received
  624. amount. By pressing the Esc key from the Change Calculator, you will
  625. return to the Sale Entry form. Pressing the Esc key again will return
  626. you to the Item Entry form. Press the Esc key yet again, you will be
  627. asked if you want to return to the main menu. Selecting 'Y' cancels the
  628. sale and returns you to the main menu of choices.
  629.    
  630. Once the store closes, you will want to balance the day's sales with the
  631. cash drawer. Once you balance, you are done with the day and ready for
  632. the next day.
  633.    
  634. Once a week, you will want to Export the daily sales to a diskette for
  635. importing into your reporting package.
  636.  
  637. This package comes with an application designed to be used with PCFile
  638. from ButtonWare. It is available from the author of this package. See
  639. About for details. Adding people Select Booths from the Edit menu
  640. choice. This will present you with a list of the current booth
  641. assignments. You can add lines or change the existing information by
  642. using the capabilities available in the editor.
  643.  
  644.  
  645. Changing invoice numbers Select Invoice from the Edit menu choice. This
  646. will present you with the current invoice number assignments.
  647.  
  648. You will be allowed to set both numbers from the editor. Please remember
  649. that the first number reflects the current invoice number updated from
  650. the sales form and the second number reflects the days starting invoice
  651. number.
  652.  
  653. Configuring the system
  654. ======================
  655.  
  656. The CTC.INI is initially established when you install the sales system
  657. when you answer the simple Configuration Entry form.
  658.  
  659. Configuring the system You can tailor the Sales System to your
  660. particular needs by selecting Configuration from the Edit menu choice.
  661. The name of the file that holds this information is CTC.INI and can be
  662. maintained using any text editor from MS-DOS.
  663.  
  664.  
  665. Processing a sale
  666. =================
  667.  
  668. Once a sale is brought to your attention, you would select the Sales
  669. option from the main menu. This would bring you to the Item Entry form
  670. Item Entry form. On this form you enter all the information related to
  671. the individual items. Enter each item into the Item Entry form, pressing
  672. F10 when all items have been entered. You will then be presented with
  673. the Sale Entry form. Here you will enter information relevant to the
  674. entire sale. Once this form is complete, you will be presented with the
  675. Change Calculator for processing the purchase. Enter the amount of money
  676. being applied to the sale and the amount of change will be calculated
  677. for you and displayed.
  678.  
  679. NOTE: A negative change amount indicates a layaway and should be
  680. processed as such. Change Calculator This window will reflect the total
  681. sale for the items purchased by one buyer. You are asked to enter the
  682. amount received from the buyer in the field provided.
  683.  
  684. Explanation of each display item:
  685.  
  686.    Purchase         The total price of all items
  687.    Less Discount    The total discounted amount for those items 
  688.                     flagged as having a discount.
  689.    Plus Tax         The total amount of sales tax applied after any
  690.                     discounts have  been applied.
  691.    TOTAL            The subtotal price to be paid by the buyer.
  692.                               
  693.    Received         The amount being supplied by the buyer.
  694.  
  695.    Change Due       The amount due back to the buyer.
  696.  
  697. NOTE: A negative value indicates a layaway and the "Change Due" will
  698. change to "Balance Due".
  699.  
  700. Balancing
  701.  
  702. This process is an end of the day procedure which will balance the day's
  703. sales with the remaining money in the cash drawer. Selecting Balance
  704. from the menu will present you with the Balance Worksheet. The day's
  705. sales are displayed and the only entry you need to make is the total
  706. amount of cash in the cash drawer. Your amount will be added into the
  707. total sales and a message will appear indicating whether you balance.
  708. Once the "Total" on the left equals "Total Receipts Income", you can
  709. consider yourself balanced. Once you do balance, the Invoice file will
  710. be updated for the next day's work by making the starting invoice number
  711. equal the current invoice number. Balancing also requires your initials.
  712.  
  713. Work Flow
  714.      Daily:
  715.           Sales
  716.           Balancing
  717.           Reporting
  718. Reporting
  719.      Weekly:
  720.           Export
  721.           Reporting
  722.  
  723.                              Appendix A
  724.                              ==========
  725.  
  726. Keyboard
  727.   Field Editing Keys            
  728.        Key              Action
  729.      LeftArrow          cursor left
  730.      RightArrow         cursor right
  731.      UpArrow            cursor up
  732.      DownArrow          cursor down
  733.      Ctrl-LeftArrow     word left
  734.      Ctrl-RightArrow    word right
  735.      Tab                field
  736.      Shift-Tab          field left
  737.      Enter              process field
  738.      Ctrl-Enter,F10     process all fields
  739.      Decimal (.)        move to right side of decimal point
  740.      Home               beginning of field
  741.      End                end of field line / end of field
  742.      Ctrl-Home          beginning of first field
  743.      Ctrl-End           end of last field
  744.      Ins                field insert mode
  745.      Del                character at cursor
  746.      BackSpace          delete character left
  747.      Ctrl-BackSpace     delete word left
  748.      Ctrl-R             restore field to original contents
  749.      Ctrl-T             delete word right
  750.      Ctrl-U             delete to end of field
  751.      Ctrl-Y             delete to end of last field
  752.      Esc                abort data entry
  753.  
  754.   Menu Movement Keys
  755.        Key              Action
  756.      LeftArrow          moves selection bar to item left
  757.      RightArrow         moves selection bar to item right
  758.      UpArrow            moves selection bar to item upwards
  759.      DownArrow          moves selection bar to item downwards
  760.      Enter              selects the item that the selection bar
  761.                         is on
  762.      Home               moves selection bar to upper-leftmost item
  763.      End                moves selection bar to lower-rightmost item
  764.      Esc                leaves the system if you are on the root menu
  765.                         jumps to the previous menu if you are in a sub-
  766.                         menu
  767.  
  768.                                 Appendix B
  769.                              ==========
  770.  
  771. Registration Form
  772. -----------------
  773.  
  774.                              CTC Sales System
  775.                        Copyright Service On Systems
  776.  
  777. Remit to: 
  778.     Service On Systems 
  779.     Tadd Stuart
  780.     47 Carlyle Road 
  781.     Portland, ME 04103-3427
  782.  
  783.  
  784. By registering the CTC Sales System, you will receive notification of
  785. new versions and bug fixes as they are available.
  786.  
  787. Whether you register or not, please take the time to fill out the
  788. Questionaire supplied with this manual. This is your chance to send in
  789. your comments and suggestions in the effort of making the CTC Sales
  790. System more useful to you.
  791.  
  792.          Name:         ___________________________________________
  793.  
  794.          Company:   ___________________________________________
  795.  
  796.          Address:    ___________________________________________
  797.  
  798.                     ___________________________________________
  799.  
  800.                     ___________________________________________
  801.  
  802.          City:      ___________________________   State: ______
  803.  
  804.          ZipCode:   __________________
  805.  
  806.          Telephone: __________________   (Home/Work) _____________
  807.  
  808.          Date:        __________________
  809.  
  810.          Version of  the CTC Sales System you are currently
  811.          using: _______________________
  812.  
  813.  
  814.  
  815.                              Appendix C
  816.                              ==========
  817.  
  818. Error Messages
  819. ==============
  820.  
  821. Booth number is required. Please verify your request.
  822.  
  823. This message appears when you have not entered a booth number on the
  824. Item Entry Form. To correct, enter a correct booth number where the item
  825. was purchased from. It will also appear when you blank out a booth
  826. number in the effort to delete an item. Press ALT-BALT-B to display the
  827. current list of booth assignments.
  828.  
  829.      
  830. Booth number not found. Try again.
  831.      
  832. This will appear when the booth number entered is not found in the list
  833. of available booth numbers. Pressing Alt-B. will display the current
  834. list of available booth assignments. The booth numbers must be in upper
  835. case in order to correctly match with the booth entered in the field
  836. provided. See Booth within this manual for way to maintain the booth
  837. assignments.
  838.      
  839. Cash Received must be greater than zero.
  840.      
  841. This will appear when you have not entered any amount in the Amount
  842. Received field of the Change Calculator. The most probable cause of this
  843. is when the operator presses the enter key before entering a value.
  844. Simply press any key to clear the message then enter the appropriate
  845. value.
  846.  
  847. Invalid INI option
  848.      
  849. This message will appear during the startup of the CTC Sales System when
  850. an option within the CTC.INI file is not recognized by the system. See
  851. Configuration for details of what is allowed for values.
  852.      
  853. Layaway is not allowed on purchase of less than $50
  854.      
  855. This message appears during the operation of the Change Calculator when
  856. the amount received is less than the purchase price of a sale that is
  857. less than $50.00. Simple press any key to clear the message and inform
  858. the buyer that the full price of the sale must be received.
  859.  
  860. Layaway requires 20% down as minimum
  861.  
  862. This message appears during the operation of the Change Calculator when
  863. the amount applied to the total sale is less than 20% of the total sale.
  864. Press any key to clear the message and reenter a new value for the
  865. amount received.
  866.      
  867. Memory allocation error
  868.      
  869. This message should never appear but if it does, please contact the
  870. author immediately.
  871.      
  872. Please enter a booth number on all items
  873.      
  874. This message will appear when the Items Entry form has been completed
  875. and you are missing a booth number for an item entered. Press any key to
  876. clear the message, enter the missing booth number followed by F10.
  877.      
  878. Price must be greater than zero
  879.  
  880. This message will appear when the Items Entry form has been completed
  881. and you are missing a price for an item entered. Press any key to clear
  882. the message, enter the missing item price followed by F10.
  883.  
  884.      
  885.      
  886.                              Appendix D
  887.                              ==========
  888.                                                       
  889. Utilities:
  890.      
  891. The following utilities are all available within the CTC subdirectory
  892. and should be run from the DOS prompt. To execute any one of these
  893. utilities, simply type in the name of the program (without the
  894. extension) and press the enter key.
  895.  
  896. Example: ADDRESS <enter>
  897.      
  898. ADDRESS.EXE
  899.  
  900. This program manages your dealer's address
  901. databasedealer's address database. From here, you can Add, Inquire,
  902. Update and Delete the dealer's information.
  903.  
  904. ADDREXP.EXE
  905.  
  906. This program will export the dealer's address information for importing
  907. into the DEALERS database in PC-File (requires the CTC Reporting System).
  908.  
  909. PRDPACK.EXE
  910.  
  911. This program will compress the current address database by permanently
  912. removing the deleted dealers.
  913.  
  914. PRDREPT.EXE
  915.  
  916. This program will create a report of your dealers in the address database.
  917. The report shows dealer number, name, phone number and state. To save the
  918. results into a file, execute the program with the option of:
  919.              PRDREPT >ADDRESS.RPT
  920. This will place the report into a file called ADDRESS.RPT.  Once created
  921. it can be viewed or printed.  This is also a good report to run before
  922. running ADDRESS.EXE for cleaning up the database of dealers.
  923.  
  924. REINDEX.EXE
  925.  
  926. This program is used to fix the address database if it should become
  927. damaged. It is also used to undelete dealers information that were
  928. deleted by mistake.
  929.  
  930.  
  931.                                  History
  932.                               =======
  933.  
  934. CTC Sales Systems Changes
  935.  
  936. v2.4c   Bug-Fix for the Alt-N option which displays all dealers in the
  937.           address database at time of processing a sale.
  938.         User can now control if charge cards will be allowed on discounted
  939.           sales    and the results will be relected in the heading of the
  940.           reports.
  941.  
  942. v2.4b   Minor improvements to the Daily Report
  943.  
  944. v2.4a   Major improvements to the Daily and Period Reports
  945.         Daily report now offers 2 styles of reporting.
  946.         Updated online help
  947.  
  948. v2.4    Bug fix on "all sales surcharge"* and how they are reported
  949.         Escape now cancels the Daily and Bi-Weekly reports from the date
  950.           selection screen
  951.         Daily and Bi-Weekly reports are now owner only options
  952.         New option on Daily reports which will control page breaks between booths.
  953.         Default is no page breaks between booths which will produce a continuous report.
  954.         Added new Edit option to allow owner to edit unexported sales file directly.
  955.           Use with caution.
  956.  
  957.         UPGRADE NOTE: For those updating from v2.2x,
  958.             extract    only CTC.EXE, CTC.HLP, CTC.DOC
  959.  
  960. v2.3a   Bug fix on BiWeekly Reporting
  961.         Improvements for PC-XT model computers
  962.  
  963. v2.3    Added the Snapshot report
  964.         Corrected the error when the ninth TaxID has been requested
  965.  
  966. v2.2a    Corrected the display of the Balance Sheet
  967.         The invoice will no longer show discount when the option to
  968.             (H)ide the discount is set
  969.         The CTC Sales System will now work on PC-XTs
  970.         Minor modifications to the online help
  971.         Included ADDREXP.EXE utility missed in v2.2
  972.  
  973. v2.2     Added report capabilities to the sales system
  974.         Automatic registration from the shareware edition
  975.         Added surcharge control for Charge Card sales
  976.  
  977. v2.1     Added a field to the configuration panel which controls the
  978.         display of the discount percentage within the Item Entry form.
  979.         "D" indicates a full display of the discount field allowing full
  980.         editing capability for each item sold.
  981.         "H" will hide the field forcing the discounted items to use
  982.         the default discount percentage set during configuration.
  983.  
  984. v2.0    Added a minimum sale amount to the configuration panel
  985.         that controls when a discount will be offered on a sale.
  986.  
  987. v1.91    Improved the discount functionality allowing user entered
  988.         discount amount for each item sold.
  989.         Added the discount percentage to the sales slip
  990.  
  991. v1.6     Added dealer signature section at the bottom of the invoice
  992.  
  993. v1.1    Discount defaults now to 10%
  994.  
  995.         Corrected the problem of no discounts under $10.00 to be
  996.         $10.00 or under.
  997.  
  998.         Added escape options to each of the sales forms to allow
  999.         the operator to return to a prior form and make changes.
  1000.  
  1001.         Change the invoice printing to include the original price
  1002.         of the item. Removed the references of Tax and Discount on
  1003.         the detail lines. Changed the way the tax percentage is
  1004.         printed to reflect a real percentage. 6% rather than 0.06.
  1005.  
  1006. v1.01   Changed the allowable options entered to use upper and
  1007.         lower case letters. /O or /o.
  1008.  
  1009.         Changed to a new editor for managing Invoice, Booths,
  1010.         Balance, Configuration. Colors similar to Viewer.
  1011.  
  1012.         Changed the invoice printing to print a discounted item
  1013.         price rather than the original price of the item.
  1014.  
  1015.         Removed the "DISCOUNT TOTAL" line from the invoice. SUBTOTAL
  1016.         now includes the discount.
  1017.  
  1018.         Corrected to time on the invoice to print in 12 hour format
  1019.         rather than 24 hour format. Also included AM/PM indicators
  1020.         next to the time. Examples: 09:30a 04:35p
  1021.  
  1022. v1.0    March 16, 1992
  1023.  
  1024.         Initial Release
  1025.